Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous collectons

• Informations d'identification : nom, prénom, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, photo de profil
• Informations des mineurs (élèves) : nom, date de naissance, niveau scolaire, lien avec le parent/tuteur légal
• Informations des tuteurs : qualifications, biographie, numéro d'assurance sociale (NAS) pour les relevés fiscaux T4A, coordonnées géographiques. TutorAide ne conserve pas les coordonnées bancaires des tuteurs : Stripe les recueille et les garde pour leur verser leurs paiements.
• Informations de paiement : informations de carte de crédit (traitées par Stripe), historique des factures et paiements
• Données d'utilisation : rendez-vous, historique des séances, messages échangés, évaluations et commentaires
• Données techniques : adresse IP, type d'appareil, données de connexion et préférences
• Provenance d'une visite : les paramètres de campagne (UTM) de nos liens et les identifiants de clic que Google, Facebook, Instagram ou TikTok ajoutent eux-mêmes à l'adresse. Ils servent seulement à savoir d'où viennent nos visiteurs et nos demandes
• Utilisation de CONNEC-T : écrans consultés dans nos applications et sur le site CONNEC-T, avec le moment, le type d'appareil et la version de l'application (voir la section 2.1)
• Demandes préparées par un assistant IA : ce que votre assistant nous transmet à votre demande (voir la section 3.2)

2. Pourquoi nous collectons ces données

• Créer et gérer votre compte
• Jumeler les clients avec les tuteurs appropriés
• Traiter les paiements et émettre des factures
• Communiquer avec vous (rappels, confirmations)
• Émettre les relevés fiscaux (T4A pour les tuteurs)
• Assurer la sécurité de la plateforme
• Améliorer nos services

2.1 Mesure de l'utilisation de nos applications

Pour améliorer CONNEC-T et aider chacun à en tirer parti, nous notons quels écrans sont consultés dans nos applications et sur le site CONNEC-T : le nom de l'écran (par exemple « Mes séances »), le moment, le type d'appareil et la version de l'application. Nous ne notons jamais ce que l'écran affiche, ce que vous écrivez, ni l'endroit où vous vous trouvez.

• Tuteurs : ces mesures sont rattachées à votre compte. Elles nous servent par exemple à vous aider quand une séance tarde à être confirmée, ou à vous proposer l'application si vous ne l'avez pas encore.
• Parents et clients : elles sont rattachées à votre compte seulement si vous avez accepté que vos données servent à améliorer le service. Sinon, vos visites sont comptées avec celles des autres parents, sans votre nom. Vous pouvez changer ce choix en tout temps dans votre profil sur le site.
• Élèves : nous ne mesurons jamais l'utilisation que les élèves font de nos applications.

Ces mesures restent dans nos propres systèmes : aucun outil d'analyse d'un tiers, aucune publicité. Elles sont effacées après 13 mois.

3. Partage des données et fournisseurs de services

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous les confions seulement aux fournisseurs dont nous avons besoin pour offrir le service, et seulement ce qui leur est nécessaire :

• Stripe : traitement des paiements par carte et versement des paiements aux tuteurs
• Google : suggestions d'adresses, calcul des trajets et connexion avec un compte Google
• Apple et Google : notifications sur votre téléphone
• Twilio : textos et codes de vérification
• Mailtrap : envoi des courriels
• Railway et Cloudflare : hébergement de la plateforme, de ses données et de leurs copies de sauvegarde
• Anthropic : outils d'intelligence artificielle qui aident notre équipe (voir la section 3.1)
• OpenAI : aide à la recherche d'exercices pour les tuteurs
• Google Analytics et Google Ads : mesure des visites de notre site public et de nos pages d'inscription et de demande de service, seulement si vous acceptez les témoins
• Revenu Québec et l'Agence du revenu du Canada : relevés fiscaux T4A, pour les tuteurs seulement

Plusieurs de ces fournisseurs conservent ou traitent des données à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de leur communiquer des renseignements, nous évaluons si leur protection est adéquate, et nous encadrons cette communication par des engagements écrits.

3.1 Utilisation de l'intelligence artificielle

Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour aider notre équipe : résumer les progrès d'un élève pour ses parents, lire un bulletin que vous nous transmettez, transcrire un travail manuscrit, et préparer de meilleures réponses à vos messages.

• Ces outils ne prennent aucune décision à votre sujet ou au sujet de votre enfant. Une personne de notre équipe reste responsable de chaque réponse et de chaque décision.
• Nous leur transmettons seulement ce qui est nécessaire à la tâche. Quand ils préparent une réponse à vos messages, vos coordonnées (courriel, téléphone, code postal) sont retirées.
• Notre fournisseur s'engage par contrat à ne pas utiliser ces données pour entraîner ses modèles, et les efface normalement dans les 30 jours.
• Les textes préparés à l'interne par ces outils sont effacés après 12 mois.

3.2 Demandes préparées par votre assistant IA

Vous pouvez demander à votre assistant IA, par exemple Claude ou ChatGPT, de préparer une demande de tutorat pour vous.

• Votre assistant nous transmet seulement ce que vous lui confiez pour cette demande : le besoin (niveau, matières, préférences de séances) et, si vous le voulez, vos coordonnées et le nom de l'élève. Nous ne recevons jamais votre conversation avec lui. Cette conversation relève de la politique de votre assistant.
• Rien n'est activé sans vous. Nous vous envoyons un lien personnel. Vous y voyez tout ce que l'assistant a rempli, vous corrigez au besoin et vous confirmez. Votre compte n'est créé qu'après cette confirmation et la vérification de votre courriel ou de votre téléphone.
• Le lien expire après 30 jours. Si vous ne confirmez pas la demande d'ici là, nous effaçons les renseignements personnels qu'elle contient.
• Quand un assistant visite notre site à votre place, nous pouvons le reconnaître grâce à la signature qu'il joint à ses requêtes. Nous notons seulement que la demande est venue par lui, pour savoir d'où viennent nos familles.

3.3 Guides et examens de pratique

• Nos guides et nos examens de pratique se téléchargent librement, sans donner de courriel.

4. Protection des données

• Chiffrement des données sensibles (NAS, secrets d'authentification)
• Mots de passe hachés avec algorithme sécurisé
• Connexions sécurisées (HTTPS/TLS)
• Accès restreint aux données sensibles

5. Conservation des données et suppression de votre compte

Vous pouvez demander la suppression de votre compte en tout temps, dans l'application ou sur le site. Le compte est désactivé tout de suite, et vous avez 30 jours pour changer d'avis. Après ce délai, nous supprimons vos renseignements personnels, sauf ce que la loi ou la protection des élèves nous oblige à garder :

• vos dossiers financiers (factures, reçus, relevés de paie et feuillets T4A), pendant 6 ans après la fin de l'exercice financier, comme l'exigent les lois fiscales;
• la preuve de votre acceptation de nos conditions, pendant 3 ans;
• les messages échangés dans la messagerie, rattachés à un compte sans nom. Ils peuvent servir de preuve si la sécurité d'un élève est en cause;
• si vous êtes tuteur ou tutrice et que vous avez échangé avec une famille, votre identité, conservée à part et de façon sécurisée tant que ces messages le sont.

Ce qui reste de l'historique, par exemple le nombre de séances données, ne sert qu'à nos statistiques internes et ne permet plus de vous nommer. Les mesures d'utilisation de nos applications (section 2.1) sont effacées après 13 mois, et celles d'un compte supprimé, dès sa suppression. Nos copies de sauvegarde sont effacées au bout de 12 mois.

6. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels
• Rectifier vos données inexactes
• Retirer votre consentement
• Demander la suppression de vos données, y compris la suppression de votre compte CONNEC-T
• Obtenir une copie de vos données (portabilité)

7. Données des mineurs

Nous collectons des données sur les élèves mineurs uniquement avec le consentement du parent ou tuteur légal. Ces données servent uniquement à offrir le service de tutorat et à en améliorer la qualité. Nous ne mesurons jamais l'utilisation que les élèves font de nos applications.

8. Responsable de la protection des données

Pour exercer vos droits ou pour toute question sur vos renseignements personnels, écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de TutorAide Inc.
Courriel : [email protected]
Site web : www.tutoraide.ca